Tulevana syksynä haluan panostaa kahden johtamistavan parhaisiin puoliin: toimenkuviin ja tavoitteisiin, mutta myös dialogiin ja viestintään. Itseohjautuvuuden ideana on tuoda päätöksenteon valta ja vastuu työntekijälle itselleen. Onnistuakseen itseohjautuvuus tarvitsee myös rakenteita. Hierarkkisesti johdetusta Downton Abbeystä voi ottaa opiksi myös itseohjautuva organisaatio.
Kesälomalla palasin menestyssarja Downton Abbeyn pariin, ja tällä kertaa katsoin sarjaa myös esimiehen silmin, onhan sarja kuvaus hierarkkisesta aikakaudesta murroksessa. Käskyttämisen määrä ällistyttää katsojaa, eikä työntekijän ajatuksilla ole juuri merkitystä. Toisaalta johtaminen on johdonmukaista ja poikkeamiin puututaan heti.
Työntekijät tietävät tarkasti, mitä heiltä odotetaan.
Itseohjautuvuus sen sijaan puhuttaa meitä ihan tässä ja nyt, kiitos Miia Savaspuron tuoreen kirjan Itseohjautuvuus tuli työpaikoille – mutta kukaan ei kertonut, miten sellainen ollaan (Alma Talent 2019) ja sen herättämän huomion.
Ensi syksy mietityttää minua
Voisiko näillä kahdella johtamistavalla kuitenkin olla jotain tekemistä keskenään? Miten voin esimiehenä kehittää toimintaani tulevien muutosten keskellä? Mitä moderni esimies voi ottaa eväikseen molemmista johtamistavoista?
Itseohjautuvuus antaa vallan työntekijöille
Mitä itseohjautuvuus tarkoittaa? Huutia hierarkioille ja käskyttämiselle tilanteessa, jossa toimenkuvat erikoistuvat ja toimintaympäristö muuttuu, eikä johto pysty antamaan tarkkoja toimintaohjeita kaikkiin tilanteisiin.
Ja miksi pitäisikään?
Toisin kuin hierarkkinen kulttuuri, itseohjautuvuus antaa tilaa itsenäiselle ajattelulle ja kasvulle omaksi ja työyhteisön eduksi.
Itseohjautuvuus ei kuitenkaan toimi itsekseen, itseohjautuvasti.
Helsingin Sanomissa 21.7.2019 haastateltu Miia Savaspuro opastaa itseohjautuvan organisaation pomoja mm. pitämään huolta riittävistä resursseista ja tuesta, sekä olemaan valppaana uupumisen varalta. Hän muistuttaa myös toimenkuvien ja tavoitteiden tärkeydestä.
Mitä moderni esimies voi oppia Downton Abbeystä?
Downton Abbeyn monitaitoinen henkilökunta pyörittää käytännössä huippuluokan hotellia. Työntekijät tuottavat laadukkaita elämyksiä asukkailleen (asiakkailleen) vuodesta toiseen. Hovimestari Carson pitää joukkoaan tiukassa otteessaan mm. toimenkuvien ja tavoitteiden avulla.
- Itseohjautuvakin työntekijä tarvitsee toimenkuvan.
Downton Abbeyssä jokainen tietää, mitä hänen tehtäviinsä ja vastuulleen kuuluu, mitä hänen tulee tehdä milläkin kellonlyömällä tai kellonkilinällä, ja miten vastata asukkaiden odotuksiin.
Sovella: Toimenkuvat ovat tarpeen myös tänä päivänä, mutta tarkkuudesta on tingittävä. Parhaiten oman työkenttänsä tuntee työntekijä itse. Tässä piilee myös haaste.
Haaste: Esimiehen kannalta haasteena on nähdä, jääkö jotain olennaista tekemättä, onko toimenkuva sopivan kokoinen tai kuinka tukea työntekijää, työntekijä taas voi tuntea jäävänsä vaille tarvitsemaansa tukea.
2. Panosta tavoitteiden asettamiseen.
Kartanossa sattuu ja tapahtuu, mutta tasosta ei tingitä missään olosuhteissa. Downton Abbeyssä jokainen tietää, mitkä hänen työnsä tavoitteet ovat ja millaista lopputulosta häneltä odotetaan.
Sovella: Esimiehenä aseta toiminnalle selkeät tavoitteet ja rakenna ne toimenkuvatasolle asti. Luota siihen, että itseohjautuva työntekijä kehittää keinot niihin päästäkseen.
Haaste: Tavoitteiden rakentaminen ei ole aina helppoa. Tavoitteen on oltava yhtä aikaa riittävän olennainen, konkreettinen ja mielellään mitattava.
Mitattavuus ei kuitenkaan aina vie oikeaan suuntaan, koska olennaiset asiat voivat olla vaikeasti mitattavia.
Tavoitteen on oltava olennainen, jotta tavoitteen yhteys strategiaan ja isoon kuvaan säilyy, eikä tavoite ohjaa resurssien käyttöä väärin.
Toisaalta olennaisuuden sudenkuoppana on ympäripyöreys (kuten paranna asiakastyytyväisyyttä), jos tavoitteiden määrittäminen jää liian korkealle tasolle.
Oman lisänsä tuo muuttuva toimintaympäristö, joka muuttaa tavoiteasetantaa.
Mitä hovimestari Carsonin on ymmärrettävä itseohjautuvuudesta?
- Pomo on olemassa työntekijäänsä varten.
Carson johtaa joukkoa eli työntekijän on sopeutuminen komentoon. Nykypäivänä me sen sijaan odotamme tulevamme huomioiduiksi yksilöinä. Vaikka perustarpeemme ovat samat, yksilöinä olemme erilaisia.
Sovella: Esimiehen tehtävänä on huomioida kunkin erityispiirteet ja auttaa kutakin työntekijää hyödyntämään vahvuuksiaan ja selviämään haasteistaan.
Uskon, että Carsonilla olisi vähemmän työilmapiiriongelmia ratkottavaan, jos hän huomioisi paremmin yksittäisten työntekijöidensä tarpeet. Kun tulee kuulluksi, on vähemmän tarvetta purkaa turhautumistaan työyhteisössä.
2. Panosta dialogiiin ja viestintään
Moninaisuuden huomioimisessa avainasemassa on viestintä. Jotta voi tukea työntekijöitään tekemään työnsä ja onnistumaan uniikeissa tilanteissa, puhu ja kuuntele.
Sovella: Ole työntekijöidesi kanssa. Juttele kahden kesken niitä näitä ja työasiaa. Opettele tuntemaan työntekijäsi.
Toisaalta tunne organisaation, omat ja työntekijän tavoitteet. Tämän Carson hallitsee erinomaisesti.
Mieti muutama avaintavoite ja -viesti ja toista niitä, perustele ja keskustele. Tee se suullisesti, sähköposteissa, tiimipalavereissa, suunnittelupäivässä, intrassa. Hyödynnä myös ulkoisia sosiaalisen median kanavia.
3. Asetu työntekijän asemaan
Ole empaattinen. Miltä tilanteet näyttävät työntekijän näkökulmasta? Miltä näyttää johdon toiminta? Miten toimintaympäristö vaikuttaa onnistumiseen?
Sovella: Palaa kohtaan 2. Lisäksi yritä pitää avoin, rehellinen ja rakentava mieli. Tarkastele työelämän tilanteita luottamuksen ja kunnioituksen silmälasien läpi. Arvosta työntekijöitäsi.
Ensi syksynä aion panostaa viestintään
Työskentelen esimiehenä, vastuullani on viisihenkinen tiimi ja viisi prosessia / osa-aluetta. On selvää, että tiimiläiseni ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita. Esimiehenä tehtäväni on sen sijaan näyttää suuntaa, raivata esteitä tiimiläisten onnistumisen tieltä ja auttaa onnistumaan työssä.
Tulevana syksynä otamme käyttöön uuden toiminnanohjausjärjestelmän, ja tarvitsemme yhtä aikaa sekä selkeyttä että joustavuutta, siis rakenteita ja itseohjautuvuutta. Myös tiimimme kokoonpano muuttuu. Samalla on katsottava syksyn yli ensi vuoteen ja varmistettava, että olemme valmiina myös tulevaan.
Esimiehenä tärkein yksittäinen tehtäväni on panostaa viestintään ja dialogiin. Jotta se onnistuu, rakenteiden on oltava kirkastettuna ja kirjattuna:
- strategia ja tavoitteet
- toimenkuvat ja työprosessit
Tässä minulle muistilappu, johon palata arjen tiimellyksessä.
Mitä sinulla on työpöydälläsi loman jälkeen? Missä haluat kehittyä? Mitä haluat parantaa?
Lähteitä:
Filosofian akatemia. Itseohjautuvuus – mistä siinä on pohjimmiltaan on kyse.